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Täglich gehen in Unternehmen (im produzierenden Gewerbe sowie Logistik- und Transportbereich) verschiedenste Dokumente (Bestellungen, Transportaufträge, Lieferscheine, etc.) ein, die einzeln geprüft und schnellstmöglich verarbeitet werden müssen.
Manuell kostet dies oft viel Zeit, bindet Mitarbeitende und bietet ein hohes Fehlerpotenzial. Mit dem Einsatz unserer Standardlösungen Xpact Production und Xpact Logistics übernimmt diese Aufgabe die KI-Software Evy Xpact.
Welcher konkrete Nutzen ergab sich?
Die obengenannten Standardlösungen ermöglichen Unternehmen eine vollständig automatisierte Verarbeitung von Bestellungen sowie Transportaufträgen und ähnlichem mittels Künstlicher Intelligenz. Das bedeutet: hier kann nun Geld und Zeit gespart werden. Zusätzlich kann die Fehlerquote reduziert und dem Mitarbeitenden Freiraum für andere Aufgaben gegeben werden. Ebenso wirkt sich eine schnelle Verarbeitung positiv auf die Kundenzufriedenheit aus.
Die gesamte Kosten- und Zeitersparnis ist nicht unerheblich, wie ein Beispiel zeigt. Die manuelle Verarbeitung von Bestellungen in Unternehmen dauert circa 24 Stunden und kostet 3,29€ pro Dokument. Mit dem Einsatz von Xpact Production dauert die Verarbeitung circa eine halbe Minute und kostet 0,29 € pro Dokument. Somit ergibt sich für den Kunden eine Ersparnis von mehr als 23 Stunden und 3,00 € pro Dokument.
Highlight der Anwendung
Besonders hervorzuheben ist unsere text- statt positionsbasierte Arbeitsweise. Das bedeutet, die verschiedenen Dokumente können trotz unterschiedlichem Layout zuverlässig analysiert und ausgelesen werden. Die unterschiedlichen Positionen der jeweiligen Dokumente müssen somit nicht einzeln antrainiert werden. Daraus resultiert eine überdurchschnittlich hohe Auslesbarkeitsquote und eine enorme Arbeitserleichterung für Unternehmen mit einer großen Dokumentenanzahl. Des Weiteren werden auf Grund der text- statt positionsbasierten Arbeitsweise nur wenige Musterdokumente zum Antrainieren der Software benötigt. Ebenso lernt die Künstliche Intelligenz der Software in Benutzung kontinuierlich weiter, sodass sie zunehmend selbstständig Entscheidungen treffen kann. Somit ist ein produktiver Start bereits in 4 bis 6 Wochen möglich.
Wie lässt sich der Industrie 4.0-Ansatz beschreiben?
Eingebunden wird unsere Software mittels einer API-Schnittstelle, eines sFTP-Zugangs oder einer einfachen Postfachüberwachung. Mittels einer Klassifikation können so z. B. die Bestellungen herausgefiltert werden (hier Classification). Alle anderen Dokumente werden automatisch an den/die zuständige/-n Sachbearbeitenden weitergeleitet. Nach der Klassifizierung werden die Bestellungen ausgelesen. Welche Informationen (z. B. Kundennummer, Datum, Summe, etc.) ausgelesen werden, legt der Kunde selbst fest (hier Reading). Die extrahierten Daten werden mit den Stammdaten des Kunden validiert oder gegebenenfalls durch diese angereichert. Wenn alle ausgelesenen Informationen korrekt sind werden, sie im bestehenden System (ERP oder DMS/TMS) des Kunden abgelegt. Im Anschluss daran wird der/die entsprechende Sachbearbeitende darüber benachrichtigt. Gemäß des Falls, ein Dokument ist fehlerhaft, wird es an eine/n Sachbearbeitenden zur manuellen Überarbeitung gesendet.
Generell kann Evy Xpact einfach in bestehende Systeme eines Unternehmens integriert werden, als ein Supportprozess im Hintergrund, sodass Mitarbeitende keine neuen Fähigkeiten im Umgang mit der Software erlernen müssen. Zudem wird unsere Software cloudbasiert eingesetzt, sodass kein Zugriff auf Unternehmens-Interna erfolgt. Auch die verschiedenen Formate und Arten von Dokumenten sind für unsere Software kein Problem.
Die Ergebnisse einer Performance Messung ergaben, dass die Zuverlässigkeit von Evy Xpact nach Einführung der Software kontinuierlich gestiegen ist. Die KI lernt fortlaufend dazu, bis sie in der elften Woche i. d. R. eine Automatisierungsquote von 99 % erreicht. Das heißt, dass nur noch 1 % der Dokumente manuell bearbeitet werden müssen, während der Rest der Dokumente automatisch und fehlerfrei durchläuft.
Mit Evy Xpact als Prozessautomatisierungssoftware profitiert der Anwender von etwa 80 % Einsparungen. Diese ergeben sich aus einer Zeit- und Kostenersparnis, einer schnelleren Reaktions- und Lieferzeit, einer dadurch steigenden Kundenzufriedenheit sowie schlankeren Geschäftsprozessen.
Mit welchen Maßnahmen wurde die Lösung erreicht?
Ursprünglich haben wir eine App als intelligenten mobilen Assistenten zur Verwaltung von Post, Terminen und Rechnungen für Vielreisende entwickelt. Diese wurde unter dem Namen Evy Companion Anfang 2018 gelauncht. Durch eine Crowd-Funding-Kampagne im Sommer 2018 wurde schnell klar, dass Teilbereiche des Know-Hows des Evy Companions nicht nur im privaten, sondern vor allem im geschäftlichen Bereich benötigt werden. Anfragen verschiedenster Unternehmen machten deutlich, dass unsere Dokumentenverarbeitung und -analyse im B2B Bereich sehr gefragt ist. Dies nahmen wir zum Anlass, Evy Solutions im Herbst 2018 mit unserem zweiten und Hauptprodukt Evy Xpact komplett auf den B2B Markt umzustellen. Mit Evy Xpact bieten wir seitdem einen Service im Bereich der Prozessautomatisierung, Dokumentenverarbeitung und -analyse mittels Künstlicher Intelligenz an.
Was können andere davon lernen?
Der Einsatz einer Künstlichen Intelligenz im Bereich der Prozessautomatisierung ist nicht kompliziert und langwierig. Wir legen Wert auf eine einfache Integration in bestehende IT-Systeme und Unternehmensprozesse. Wir passen unsere Softwarelösung an das Unternehmen an.
