Robert Seebauer IT | CONSULTING: Auftragsprozess beim Dachdecker

Auftragsprozess bei einer Dachdeckerei: Digital kommt weiter

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    • Markteinführung / Pilot
  • Unternehmensgröße
    • 1 - 250 Mitarbeiter
  • Region
    • Bayern
Tablet mit Website des Dachdeckers
Effizientes Arbeiten ermöglicht günstige Preise für die Kunden
© IT Consulting

Welche Herausforderungen galt es zu lösen und welcher konkrete Nutzen ergab sich?

Durchgängige Info-Verarbeitung ohne Medienbrüche vom Angebot über die Ausführung bis zur Rechnung. Alle Informationen zum Auftrag werden gesammelt digital archiviert.

Dadurch reduzieren sich die einzelnen manuellen Arbeitsschritte, was zu Zeitersparnis führt, Informationverlusten vorbeugt und schnell Informationen für den Kunden bereitstellt. Dies trägt positiv zur Kundenzufriedenheit bei.

Dadurch, dass der Mitarbeiter auch Bilder der Baustelle machen kann, ist die Arbeit optimal dokumentiert. Die größte Effizienzsteigerung findet im Büro statt, wo die digitalen Reparaturberichte direkt in die Rechnung übernommen werden können.

Wie lässt sich der Industrie 4.0-Lösungsansatz beschreiben?

Einmal erfasste Auftragsinformationen im ERP-System werden über Schnittstellen an alle weiter beteiligten Systeme digital übertragen (Endgeräte, Mailboxen, interaktive PDFs, DMS).

Was konnte erreicht werden?

Durch die digitale Verarbeitung kann jederzeit auf Aufträge und deren Status zugegriffen und diese Informationen weiterverarbeitet werden (intern: Controlling, extern: Kundeninfo). Schnelle Recherche bei Prüfungen. Rasche Reaktionszeiten bei Kundenanfragen. Geplant: Vernichten der Original-Dokumente durch exakte Dokumentation der Archivierung.

Prozessdarstellung
Prozessdarstellung
© IT Consulting

Mit welchen Maßnahmen wurde die Lösung erreicht?

Aus dem ERP-System werden Auftragsinformationen als PDF-Datei ans Tablet des Monteur-Teams per eMail versendet. Dort kann es als interaktives Dokument bearbeitet werden (ausgeführte Arbeiten, Kundenunterschrift). Gemeinsam mit Bildmaterial wird nach Auftragsabschluss das PDF an die eMail-Adresse des DMS gesendet. Dort werden die Anhänge automatisch von der eMail getrennt und archiviert. Über ein spezielles Ordner-System wird die Rechnung an den Kunden erstellt (manueller Eingriff nötig). Die erstellte Rechnung wird entweder per eMail oder per Post versendet und automatisch aufgrund der durchgängigen Auftrags-Nr. mit den bisher erzeugten Dokumenten und Informationen archiviert.

Was können andere davon lernen?

Projekte dieser Art sind nur im Team zu stemmen. Fa.-Chef, Berater und unmittelbar Betroffene/Anwender sind im regelmäßigen Info-Austausch. Dadurch wird das Projekt nicht „von oben nach unten“ durchgereicht, sondern gemeinsam erarbeitet. Dies hat eine Akzeptanz beim Anwender zufolge, was den Erfolg oder Nichterfolg ausmacht.

Kontakt
Robert Seebauer +49 (0)89 60 66 71 95 Robert Seebauer IT | CONSULTING
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